Сбор факелоносцев начинается за несколько часов до начала их этапа эстафеты Олимпийского огня. Встреча участников в ГПНТБ проходила 7 декабря, в последний день путешествия символа Олимпиады по Новосибирску. Собирать факелоносцев начали за два часа до старта первого из них – 101-летнего Александра Каптаренко, который нес Олимпийский огонь по площади Маркса. Каждого пришедшего местные волонтеры проверяли по спискам, регистрировали и только после этого выдавали форму. Дальше факелоносцев отправляли переодеваться и ждать инструктажа. 

Как происходит передача огня, в какой руке нести факел, какой рукой его передавать и в каком темпе бежать – все это участникам эстафеты Олимпийского огня разъясняли крайне подробно. Если бы кто-то из бегунов нарушил процедуру, произошла бы заминка, которой, по словам организаторов, ни в коем случае нельзя допустить – все расписано по минутам. Так, например, передающий огонь должен держать факел в правой руке, принимающий – в левой, чтобы никто из них не оказался спиной к началу кортежа эстафеты. Во время своего этапа, или как его называют организаторы, слота, нести факел можно уже как удобно, лишь бы в момент передачи он оказался в нужной руке. Идти по своему участку факелоносцев просили не слишком быстро, чтобы не обгонять кортеж.

В пункте сбора участники эстафеты получили свои факелы, большую часть которых факелоносцы заберут после прохождения своего этапа себе. Отдельно им объясняли, что делать, если во время бега факел потухнет, хотя, по словам организаторов, он не тухнет, а тлеет. В таких случаях заряженный газом факел передают хранителям огня, и они вновь зажигают его от лампадки.

Напомним, что погасал Олимпийский огонь в Новосибирске несколько раз, известно о четырех случаях в первый день новосибирской части эстафеты.  Дважды факел погасал практически в самом центре города – неподалеку от часовни на Красном проспекте и на улице Ленина около кинотеатра «Победа». А 7 декабря в парке «Горский» факел просто не могли зажечь в течение минуты.